Un refus client doit être expliqué avant de recommander un nouveau support. Il peut concerner la référence, l’état, la construction, les documents ou une condition propre au site receveur. Le mot « non conforme » ne suffit pas à identifier la correction nécessaire.
Reconstituer les trois versions du besoin
Rassemblez ce que le client demandait, ce qui a été commandé au fournisseur et ce qui a été livré. Associez les dates et les versions de documents. Cette comparaison permet de repérer une exigence non transmise, une substitution ou un désaccord sur les critères.
Ne supposez pas qu’une ancienne livraison acceptée valide automatiquement toutes les suivantes. La référence, le lot ou les exigences ont pu évoluer.
Demander un constat précis
| Point à clarifier | Élément à recueillir |
|---|---|
| Motif du refus | Critère concerné et formulation du destinataire |
| Supports touchés | Quantité et localisation dans le lot |
| Référence | Marquages, fiche et commande |
| État | Description et photos utiles |
| Documents | Pièce absente ou donnée contradictoire |
Suivez les procédures de signalement prévues entre les intervenants. Les obligations et responsabilités contractuelles ne peuvent pas être déduites d’une photographie ou de ce guide.
Choisir une correction qui répond à la cause
Une nouvelle référence peut être nécessaire, mais une clarification documentaire ou un tri peut aussi être envisagé selon le cas. Faites confirmer la solution par les personnes concernées avant de relancer une expédition.
Situation illustrative : le fournisseur a livré le format demandé, mais le client exigeait aussi une construction précise qui n’avait pas été transmise. Commander à nouveau « le même format en meilleure qualité » risque de reproduire le problème.
Corriger la commande suivante
Ajoutez au cahier des charges le critère qui manquait ou précisez celui qui était ambigu. Mettez à jour la référence interne et la checklist de réception. Conservez la décision et les échanges utiles pour éviter un nouvel achat sur une version périmée.
France Palettes peut aider à reformuler un besoin d’achat ; aucun support ne doit être présenté comme accepté universellement par tous les destinataires.
Pour approfondir
- Réception de palettes : checklist de contrôle
- Qualité des palettes d’occasion : les critères
- Cahier des charges de palette sur mesure
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